Slip gaji karyawan UMKM: komponen, potongan, dan contohnya
Cara membuat slip gaji karyawan UMKM: komponen gaji, potongan BPJS dan PPh 21, plus contoh slip yang rapi dan mudah dibaca. Buat slip pertamamu hari ini.
Diterbitkan 24 Juni 2026
Tanggal gajian tiba. Kamu transfer gaji ke rekening karyawan, lalu masuk chat: “Kak, kok gajiku segini? Potongannya apa saja ya?” Kamu sendiri harus membuka catatan lagi untuk mengingat rinciannya. Situasi seperti ini sebenarnya bisa dicegah dengan satu lembar sederhana: slip gaji.
Slip gaji bukan hanya formalitas perusahaan besar. Untuk usaha kecil, slip gaji membuat hubungan kerja lebih transparan dan catatan keuanganmu lebih rapi. Di catatan ini kami bahas komponen gaji karyawan usaha kecil, potongan BPJS dan PPh 21 di slip gaji, contoh slip yang lengkap, dan cara membuatnya sat-set setiap bulan.
Kenapa usaha kecil juga perlu slip gaji
PP 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan mengatur bahwa pengusaha memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah setiap kali upah dibayarkan. Jadi, slip gaji juga berlaku untuk usaha kecil yang punya karyawan, tidak hanya perusahaan besar.
Di luar soal aturan, slip gaji punya manfaat praktis untuk kedua pihak:
- Untuk karyawan: tahu persis dari mana angka gajinya, dan punya dokumen untuk keperluan seperti pengajuan kredit atau sewa tempat tinggal.
- Untuk pemilik usaha: punya arsip biaya gaji yang rapi, memudahkan perhitungan PPh 21 dan BPJS, serta mencegah kebingungan soal potongan.
Komponen gaji karyawan usaha kecil
Slip gaji yang baik memisahkan pendapatan dan potongan dengan jelas. Berikut komponen yang umum dipakai:
| Bagian | Komponen | Keterangan |
|---|---|---|
| Pendapatan | Gaji pokok | Upah dasar sesuai perjanjian kerja |
| Pendapatan | Tunjangan tetap | Dibayar tetap tiap bulan, misalnya tunjangan jabatan |
| Pendapatan | Tunjangan tidak tetap | Bergantung kehadiran, misalnya uang makan |
| Pendapatan | Lembur | Sesuai jam lembur yang disepakati |
| Potongan | BPJS Kesehatan | Bagian karyawan |
| Potongan | BPJS Ketenagakerjaan | Bagian karyawan untuk JHT dan JP |
| Potongan | PPh 21 | Sesuai perhitungan bulanan |
| Potongan | Lain-lain | Misalnya cicilan kasbon yang sudah disepakati |
Bedakan tunjangan tetap dan tidak tetap sejak awal. Gaji pokok ditambah tunjangan tetap biasanya menjadi dasar perhitungan iuran BPJS, sedangkan tunjangan tidak tetap tidak.
Potongan BPJS di slip gaji
Iuran BPJS ditanggung bersama oleh pemberi kerja dan karyawan. Yang muncul sebagai potongan di slip gaji hanya bagian karyawan. Bagian pemberi kerja dibayar dari kas usaha dan tidak mengurangi gaji yang diterima.
| Program | Bagian karyawan | Bagian pemberi kerja |
|---|---|---|
| BPJS Kesehatan | 1% | 4% |
| Jaminan Hari Tua (JHT) | 2% | 3,7% |
| Jaminan Pensiun (JP) | 1% | 2% |
| Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK) | – | 0,24%–1,74% |
| Jaminan Kematian (JKM) | – | 0,3% |
Ada beberapa catatan penting. Dasar iuran BPJS Kesehatan dibatasi sampai upah Rp12.000.000 per bulan, dan dasar iuran JP juga punya batas atas yang diperbarui setiap tahun. Program BPJS Ketenagakerjaan yang diikuti bergantung pada skala usaha, jadi tidak semua usaha kecil memotong JP. Cek ketentuan yang berlaku untuk usahamu di kantor atau situs resmi BPJS.
PPh 21 di slip gaji
Sejak 2024, PPh 21 bulanan untuk karyawan tetap dihitung dengan tarif efektif rata-rata (TER). Caranya: penghasilan bruto sebulan dikalikan tarif TER sesuai kategori status karyawan. Penghasilan bruto ini termasuk iuran JKK, JKM, dan BPJS Kesehatan yang dibayar pemberi kerja.
Untuk gaji di kisaran usaha kecil, hasilnya sering kali nol. Misalnya, karyawan lajang tanpa tanggungan masuk kategori A, dan TER kategori A untuk penghasilan bruto sampai Rp5.400.000 sebulan adalah 0%. Meski potongannya nol, tetap tulis barisnya di slip supaya jelas. Di masa pajak terakhir, PPh 21 dihitung ulang setahun penuh. Detail perhitungannya ada di catatan PPh 21 TER.
Cara membuat slip gaji karyawan UMKM, lengkap dengan contoh
Rudi bekerja di usaha konveksi milik Wulan sebagai staf produksi, berstatus lajang tanpa tanggungan. Usaha Wulan mengikutsertakan karyawannya di program JHT dan JP. Berikut contoh slip gajinya untuk bulan Juni:
| Komponen | Jumlah |
|---|---|
| Pendapatan | |
| Gaji pokok | Rp4.000.000 |
| Tunjangan jabatan (tetap) | Rp500.000 |
| Uang makan (tidak tetap) | Rp300.000 |
| Lembur | Rp200.000 |
| Total pendapatan | Rp5.000.000 |
| Potongan | |
| BPJS Kesehatan 1% × Rp4.500.000 | Rp45.000 |
| JHT 2% × Rp4.500.000 | Rp90.000 |
| JP 1% × Rp4.500.000 | Rp45.000 |
| PPh 21 (TER kategori A, 0%) | Rp0 |
| Cicilan kasbon | Rp200.000 |
| Total potongan | Rp380.000 |
| Gaji bersih diterima | Rp4.620.000 |
Data simulasi, bukan hasil klien.
Penghasilan bruto Rudi untuk PPh 21 adalah Rp5.000.000 ditambah JKK, JKM, dan BPJS Kesehatan bagian pemberi kerja, totalnya sekitar Rp5.204.300. Angka ini masih di bawah Rp5.400.000, jadi TER-nya 0%.
Langkah membuatnya setiap bulan:
- Siapkan template di spreadsheet dengan bagian identitas, pendapatan, potongan, dan gaji bersih.
- Isi identitas: nama usaha, nama karyawan, jabatan, periode gaji, dan tanggal bayar.
- Masukkan komponen pendapatan dari rekap kehadiran dan lembur bulan itu.
- Hitung potongan dengan rumus, supaya angkanya otomatis berubah kalau gaji naik.
- Periksa ulang, lalu kirim dalam bentuk PDF bersamaan dengan transfer gaji.
- Simpan arsipnya per bulan dan per karyawan.
Hal yang sering terlewat soal slip gaji
- Memotong bagian pemberi kerja dari gaji karyawan. Bagian 4% BPJS Kesehatan dan 3,7% JHT dibayar usaha, bukan dipotong dari karyawan.
- Tidak mencantumkan kasbon. Potongan cicilan kasbon perlu tertulis supaya karyawan tahu sisa utangnya.
- Tidak ada rekap kehadiran dan lembur. Tanpa rekap, angka uang makan dan lembur mudah diperdebatkan. Catat harian, lalu jumlahkan di akhir bulan.
- Hanya mencatat gaji bersih di pembukuan. Yang dicatat sebagai biaya usaha adalah total gaji ditambah bagian BPJS pemberi kerja, bukan hanya uang yang ditransfer. Angka ini masuk ke pos biaya di laporan laba rugi sederhana.
- Mencampur gaji pemilik di slip yang sama. Gaji pemilik usaha diatur terpisah lewat prive atau gaji pemilik, bukan lewat slip karyawan. Caranya ada di catatan cara menggaji diri sendiri.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah slip gaji boleh dikirim lewat pesan digital?
Boleh. Banyak usaha kecil mengirim slip gaji dalam bentuk PDF lewat email atau aplikasi chat. Yang penting rinciannya lengkap dan kamu menyimpan salinannya sebagai arsip.
Apakah THR perlu dicantumkan di slip gaji?
THR biasanya dibuatkan slip terpisah atau dicantumkan sebagai komponen tersendiri di bulan pembayarannya. Ingat, THR menambah penghasilan bruto bulan itu, sehingga PPh 21 bulan tersebut bisa ikut naik.
Bagaimana kalau karyawan belum didaftarkan BPJS?
Daftarkan secepatnya, karena perlindungannya baru berlaku setelah terdaftar. Sambil menunggu, jangan memotong iuran dari gaji karena iurannya belum dibayarkan. Kalau kamu baru akan merekrut, baca persiapannya di catatan merekrut karyawan pertama.
Satu lembar yang menjaga kepercayaan
Slip gaji yang rapi memisahkan pendapatan dan potongan, menampilkan bagian karyawan untuk BPJS, mencantumkan PPh 21 meski nol, dan disimpan sebagai arsip. Dengan template yang tepat, membuatnya hanya butuh beberapa menit setiap bulan.
Kalau kamu ingin dibantu menyusun template slip gaji dan sistem penggajian yang rapi, layanan keuangan Kancani bisa membantu. Atau ceritakan dulu kondisimu lewat ngobrol dengan kami.
