Pencatatan QRIS: cara mencatat pemasukan, MDR, dan rekap harian

Pembeli tinggal memindai kode, ponsel berbunyi “pembayaran diterima”, dan antrean jalan terus. Praktis sekali. Tapi di akhir bulan, saldo yang masuk ke rekening ternyata tidak persis sama dengan total penjualan yang kamu ingat. Ada selisih kecil di sana-sini, dan kamu jadi ragu angka mana yang benar. Di sinilah pencatatan QRIS yang rapi membantu.

Di catatan ini kami bahas cara mencatat pemasukan QRIS dengan benar, ke mana biaya MDR dicatat, cara membuat rekap QRIS harian, dan cara mencocokkan uang yang masuk ke rekening dengan catatan kasir. Siapkan riwayat transaksi dari aplikasi merchant-mu, kita rapikan bareng.

Kenapa pencatatan QRIS perlu dipisah dari tunai

QRIS membuat uang penjualan tidak lewat laci kasir. Uangnya mampir dulu di penyedia jasa pembayaran, baru kemudian dikirim ke rekening usahamu lewat proses yang disebut settlement. Jadi ada jeda waktu, dan kadang ada potongan, antara saat pembeli membayar dan saat uang benar-benar kamu terima.

Kalau penjualan QRIS dicampur dengan penjualan tunai dalam satu angka, kamu akan kesulitan menjawab pertanyaan sederhana: berapa penjualan hari ini yang sudah masuk rekening, dan berapa yang masih di jalan? Karena itu, pisahkan kolomnya sejak awal. Kalau kamu belum punya buku kas sama sekali, mulai dari format di catatan cara membuat pembukuan sederhana.

Metode bayar	Uang ada di mana	Kapan bisa dipakai
Tunai	Laci kasir	Saat itu juga
QRIS	Penyedia pembayaran, lalu rekening	Setelah settlement
Transfer langsung	Rekening	Setelah dana masuk

Cara mencatat pemasukan QRIS secara bruto

Prinsip yang paling penting: catat penjualan sebesar harga yang dibayar pembeli, bukan sebesar uang yang akhirnya masuk ke rekening. Angka ini disebut nilai bruto. Potongan biaya dicatat terpisah sebagai beban.

Kenapa harus bruto? Pertama, omzet usahamu memang sebesar itu. Kedua, kalau kamu memakai PPh Final UMKM, dasar pajaknya adalah peredaran bruto alias omzet sebelum dipotong biaya apa pun. Detail pencatatan untuk keperluan pajak ada di catatan pencatatan omzet UMKM untuk pajak.

Berikut langkahnya:

1. Catat setiap transaksi QRIS sebagai penjualan di kolom “QRIS”, lengkap dengan jam dan nominalnya.
2. Jangan langsung menambah saldo bank. Catat dulu sebagai “piutang QRIS” atau “dana dalam proses”, karena uangnya belum masuk.
3. Saat settlement masuk, pindahkan dari piutang QRIS ke saldo bank sebesar dana yang diterima.
4. Catat selisihnya sebagai biaya MDR kalau memang ada potongan.

Biaya MDR QRIS dicatat sebagai apa?

MDR (merchant discount rate) adalah biaya yang dipotong penyedia pembayaran dari setiap transaksi QRIS. Besarnya diatur Bank Indonesia dan berbeda menurut kategori merchant. Per pertengahan 2026, transaksi di usaha mikro sampai Rp500.000 tidak dikenai MDR, transaksi di atas Rp500.000 dikenai 0,3%, sementara merchant reguler (usaha kecil ke atas) umumnya dikenai 0,7%. Ketentuan ini bisa berubah, jadi cek kategori merchant dan tarifmu di aplikasi atau laporan dari penyedia.

Di pembukuan, MDR dicatat sebagai biaya operasional, misalnya dengan nama akun “biaya administrasi pembayaran”. MDR bukan pengurang omzet dan bukan bagian dari HPP. Perlakuannya sama dengan biaya admin bank atau potongan marketplace.

Penjualan bruto − biaya MDR = dana settlement yang masuk ke rekening

Contohnya, warung kopi milik Bayu terdaftar sebagai merchant reguler. Dalam satu hari, ada 40 transaksi QRIS dengan total Rp2.000.000.

Keterangan	Jumlah
Penjualan QRIS (bruto)	Rp2.000.000
Biaya MDR 0,7%	(Rp14.000)
Dana settlement masuk rekening	Rp1.986.000

Data simulasi, bukan hasil klien.

Di buku Bayu, penjualan tercatat Rp2.000.000 dan biaya administrasi pembayaran Rp14.000. Saldo bank bertambah Rp1.986.000. Semua angka cocok, tanpa ada selisih yang misterius.

Rekap QRIS harian dalam 10 menit

Rekap harian adalah kebiasaan kecil yang menyelamatkan banyak waktu di akhir bulan. Lakukan setelah toko tutup atau besok paginya, sebelum mulai berjualan.

1. Unduh atau buka riwayat transaksi di aplikasi merchant untuk tanggal tersebut.
2. Jumlahkan total transaksi QRIS dan hitung jumlah transaksinya.
3. Bandingkan dengan catatan kasir atau aplikasi kasir. Totalnya perlu sama.
4. Tandai transaksi yang janggal, misalnya pembayaran ganda, transaksi yang dibatalkan, atau pembayaran yang muncul di aplikasi tapi tidak ada di catatan kasir.
5. Tulis hasilnya di lembar rekap dengan kolom tanggal, total bruto, MDR, dana yang diharapkan, dan status settlement.

Tanggal	Penjualan QRIS	MDR	Dana diharapkan	Status
1 Juli	Rp2.000.000	Rp14.000	Rp1.986.000	Sudah masuk
2 Juli	Rp1.500.000	Rp10.500	Rp1.489.500	Sudah masuk
3 Juli	Rp2.500.000	Rp17.500	Rp2.482.500	Menunggu

Data simulasi, bukan hasil klien.

Kolom status ini yang paling berguna. Sekali lihat, kamu tahu dana mana yang sudah aman di rekening dan mana yang masih perlu dipantau.

Mencocokkan settlement dengan rekap kasir

Settlement tidak selalu masuk di hari yang sama. Tergantung penyedia dan pengaturannya, dana bisa masuk di hari yang sama, keesokan harinya, atau setelah hari kerja berikutnya. Transaksi hari Jumat malam, misalnya, bisa baru masuk di awal pekan.

Karena itu, cocokkan per tanggal transaksi, bukan per tanggal uang masuk. Ambil mutasi rekening, cari setiap dana settlement, lalu tandai baris yang sesuai di lembar rekap. Kalau ada selisih, cek beberapa kemungkinan berikut:

• Settlement digabung untuk beberapa hari sekaligus.
• Ada transaksi yang dibatalkan atau dikembalikan ke pembeli.
• Tarif MDR berbeda dari yang kamu kira karena kategori merchant berubah.
• Ada transaksi yang tercatat di kasir tapi gagal di sisi pembayaran.

Proses mencocokkan ini pada dasarnya adalah rekonsiliasi. Langkah lengkapnya, termasuk cara menangani selisih saldo, ada di catatan rekonsiliasi bank. Satu tips tambahan: pastikan QRIS terhubung ke rekening usaha, bukan rekening pribadi, supaya mutasinya tidak bercampur dengan belanja harian. Panduannya ada di catatan memisahkan keuangan pribadi dan bisnis.

Dari rekap harian ke laporan bulanan

Setelah sebulan, lembar rekap harianmu sudah berisi bahan laporan yang lengkap. Jumlahkan kolom penjualan QRIS untuk mendapatkan omzet QRIS sebulan, lalu jumlahkan kolom MDR untuk mendapatkan total biaya administrasi pembayaran. Gabungkan dengan penjualan tunai dan transfer, dan kamu punya angka omzet bulanan yang bisa dipertanggungjawabkan.

Dari situ, ada dua angka yang layak kamu perhatikan. Pertama, porsi penjualan QRIS dibanding tunai, yang menunjukkan kebiasaan bayar pelangganmu. Kedua, total MDR per bulan. Kalau angkanya mulai terasa, kamu bisa mempertimbangkannya saat menghitung harga jual, sama seperti biaya kemasan atau sewa.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah omzet QRIS dihitung sebelum atau sesudah potongan MDR?

Omzet dihitung sebelum potongan, yaitu sebesar harga yang dibayar pembeli. MDR dicatat terpisah sebagai biaya operasional. Untuk PPh Final UMKM, yang dipakai juga peredaran bruto.

Bagaimana mencatat transaksi QRIS yang dibatalkan atau dikembalikan?

Catat pengembalian sebagai pengurang penjualan di tanggal pengembalian terjadi, lengkap dengan keterangan transaksi aslinya. Simpan bukti dari aplikasi merchant. Dengan begitu, selisih saat rekonsiliasi punya penjelasan yang jelas.

Apakah perlu aplikasi kasir untuk pencatatan QRIS?

Tidak harus. Spreadsheet sederhana dengan kolom tanggal, metode bayar, nominal, MDR, dan status settlement sudah cukup untuk usaha kecil. Aplikasi kasir membantu kalau transaksimu sudah ratusan per hari dan kamu ingin rekap otomatis.

Mulai dari satu lembar rekap

Pencatatan QRIS yang rapi bertumpu pada tiga kebiasaan: catat penjualan secara bruto, catat MDR sebagai biaya operasional, dan cocokkan settlement dengan rekap kasir per tanggal transaksi. Dengan begitu, omzet, biaya, dan saldo bank saling menguatkan, bukan saling membingungkan.

Kalau kamu ingin menyusun format pencatatan yang pas untuk tokomu, layanan keuangan Kancani bisa membantu. Atau ceritakan dulu kondisimu lewat ngobrol dengan kami.