Pembukuan sederhana: cara membuat buku kas harian usaha kecil
Cara membuat pembukuan sederhana untuk usaha kecil dengan satu tabel buku kas harian, contoh pengisian, dan rumus Excel yang siap pakai. Mulai catat hari ini.
Diterbitkan 18 September 2026
Nota belanja menumpuk di laci, uang hasil jualan bercampur dengan uang belanja dapur, dan setiap akhir bulan pertanyaannya sama: sebenarnya usaha ini untung berapa? Kalau situasinya terasa akrab, kamu tidak perlu langsung belajar akuntansi. Yang dibutuhkan lebih dulu adalah pembukuan sederhana yang benar-benar dipakai setiap hari.
Di catatan ini kami ajak kamu membuat sistem buku kas harian dalam satu tabel. Isinya cara menyusun kolom, contoh pengisian untuk warung makan, daftar kategori yang cukup, rumus Excel atau Google Sheets, dan cara memakai catatan ini sebagai bahan laporan laba rugi.
Apa itu pembukuan sederhana?
Pembukuan sederhana adalah catatan rutin semua uang yang masuk dan keluar dari usahamu, lengkap dengan tanggal, keterangan, dan buktinya. Bentuknya bisa buku tulis, spreadsheet, atau aplikasi. Yang membuatnya “sederhana” bukan alatnya, tapi aturannya: satu tabel, satu baris per transaksi, dan kategori yang konsisten.
Untuk usaha mikro dan kecil, satu buku kas harian sudah cukup sebagai fondasi. Dari tabel ini, kamu bisa menyusun laporan laba rugi, memantau arus kas, dan menyiapkan rekap omzet untuk pajak. Akuntansi berpasangan dengan debit dan kredit bisa menyusul ketika usahamu makin besar.
Cara membuat pembukuan usaha kecil dalam 5 langkah
- Pisahkan dulu uang usaha dan uang pribadi. Pembukuan akan kacau kalau belanja rumah tangga ikut tercatat. Langkah awalnya ada di catatan memisahkan keuangan pribadi dan bisnis.
- Tentukan tempat mencatat. Pilih satu saja: buku tulis atau spreadsheet. Dua tempat sekaligus hampir selalu berujung angka yang berbeda.
- Buat tujuh kolom: tanggal, keterangan, kategori, uang masuk, uang keluar, saldo, dan nomor bukti.
- Tulis saldo awal. Hitung uang tunai di laci dan saldo rekening usaha hari ini, lalu jadikan baris pertama.
- Catat setiap transaksi di hari yang sama. Jualan bisa direkap sekali di akhir hari, tapi pengeluaran dicatat satu per satu beserta notanya.
Contoh buku kas harian UMKM
Berikut contoh buku kas harian Warung Makan Bu Sari selama dua hari. Saldo awalnya Rp2.000.000, gabungan uang laci dan rekening usaha.
| Tanggal | Keterangan | Kategori | Masuk | Keluar | Saldo | Bukti |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 Sep | Saldo awal | – | – | – | Rp2.000.000 | – |
| 1 Sep | Belanja sayur dan ayam | Bahan baku | – | Rp650.000 | Rp1.350.000 | N-001 |
| 1 Sep | Penjualan tunai dan QRIS | Penjualan | Rp1.400.000 | – | Rp2.750.000 | R-001 |
| 1 Sep | Gas 12 kg | Operasional | – | Rp220.000 | Rp2.530.000 | N-002 |
| 2 Sep | Belanja beras dan bumbu | Bahan baku | – | Rp500.000 | Rp2.030.000 | N-003 |
| 2 Sep | Penjualan tunai dan QRIS | Penjualan | Rp1.300.000 | – | Rp3.330.000 | R-002 |
| 2 Sep | Upah harian pembantu masak | Gaji | – | Rp100.000 | Rp3.230.000 | N-004 |
Data simulasi, bukan hasil klien.
Perhatikan kolom bukti. Kode N untuk nota pengeluaran dan R untuk rekap penjualan harian. Kode yang sama ditulis di nota fisik atau nama file fotonya, jadi setiap angka bisa ditelusuri. Cara menyusun arsipnya ada di catatan cara menyimpan bukti transaksi.
Kategori yang cukup untuk usaha kecil
Kategori membuat buku kas bisa dirangkum. Terlalu sedikit, kamu tidak tahu uang lari ke mana. Terlalu banyak, kamu bingung sendiri saat mencatat. Untuk kebanyakan usaha kecil, delapan kategori ini sudah memadai.
| Kategori | Contoh transaksi | Masuk ke laporan |
|---|---|---|
| Penjualan | Jualan tunai, transfer, QRIS | Laba rugi |
| Bahan baku | Belanja bahan, kemasan | Laba rugi |
| Operasional | Gas, listrik, internet, transportasi | Laba rugi |
| Gaji | Upah karyawan, gaji pemilik | Laba rugi |
| Sewa | Sewa tempat atau alat | Laba rugi |
| Peralatan | Kompor, etalase, mesin | Aset, bukan biaya bulan itu |
| Modal dan pinjaman | Setoran modal, pencairan atau cicilan pokok | Arus kas dan neraca |
| Prive | Uang usaha yang dipakai pribadi | Mengurangi modal |
Belanja kecil yang sering, seperti parkir atau galon, bisa dipisah ke dana kas kecil lalu dicatat sebagai satu baris rekap per minggu. Buku kas utama jadi lebih ringkas.
Pembukuan sederhana di Excel atau Google Sheets
Spreadsheet membuat saldo dan rekap terhitung otomatis. Susun kolom seperti contoh di atas, mulai dari kolom A (tanggal) sampai G (bukti), lalu pakai tiga rumus ini.
Saldo baris berikutnya = saldo sebelumnya + masuk − keluar
- Saldo berjalan. Di sel F3 tulis
=F2+D3-E3, lalu tarik ke bawah. - Rekap per kategori. Di tab terpisah, pakai
=SUMIFS(Kas!E:E;Kas!C:C;"Bahan baku")untuk total pengeluaran bahan baku. Ganti E dengan D untuk uang masuk. Di sebagian pengaturan bahasa, pemisah rumusnya koma, bukan titik koma. - Daftar pilihan kategori. Pakai fitur validasi data supaya kolom kategori hanya bisa diisi dari daftar yang sudah ditentukan. Ini mencegah “Bahan baku” dan “bahan” tercatat sebagai dua kategori berbeda.
Buat satu tab per bulan atau satu tab panjang untuk setahun, pilih yang paling nyaman. Yang penting, setiap akhir hari saldo di spreadsheet dicocokkan dengan uang laci dan saldo rekening.
Dari buku kas ke laporan laba rugi
Di akhir bulan, rekap per kategori tinggal dipindahkan. Penjualan dikurangi bahan baku menjadi laba kotor, lalu dikurangi operasional, gaji, dan sewa menjadi laba bersih. Langkah lengkapnya ada di catatan laporan laba rugi sederhana.
Dua hal yang sering membuat laba terlihat aneh:
- Peralatan dicatat sebagai biaya bulan itu. Kompor baru Rp3.000.000 bisa membuat satu bulan tampak rugi. Catat sebagai aset dan bebankan bertahap.
- Pinjaman dianggap penjualan. Pencairan pinjaman menambah kas, tapi bukan pendapatan. Begitu juga cicilan pokoknya bukan biaya.
Rekap yang sama juga berguna untuk melihat pola uang masuk dan keluar dari minggu ke minggu, bahan dasar laporan arus kas.
Kebiasaan supaya pembukuan tidak berhenti di minggu kedua
- Pasang jam catat. Misalnya setiap tutup toko, sepuluh menit saja.
- Foto nota saat itu juga. Nota kertas cepat pudar dan gampang hilang.
- Cocokkan saldo setiap hari. Selisih kecil lebih mudah dilacak hari itu daripada sebulan kemudian.
- Tinjau sekali seminggu. Lihat rekap kategori: mana yang naik, mana yang turun.
Pertanyaan yang sering muncul
Apa bedanya pembukuan dan pencatatan?
Pencatatan cukup merekam omzet atau penghasilan bruto, dan biasanya dipakai untuk keperluan pajak usaha kecil tertentu. Pembukuan lebih lengkap karena mencatat pemasukan, pengeluaran, aset, dan utang sehingga bisa menghasilkan laporan keuangan. Buku kas harian di catatan ini sudah menjadi langkah awal menuju pembukuan.
Apakah usaha kecil perlu aplikasi pembukuan?
Tidak harus. Banyak usaha kecil berjalan rapi dengan spreadsheet selama transaksinya masih puluhan per hari. Aplikasi mulai terasa membantu ketika transaksi sudah ratusan, ada stok yang perlu dilacak, atau beberapa orang mencatat sekaligus.
Bagaimana kalau lupa mencatat beberapa hari?
Kumpulkan nota, riwayat transfer, dan mutasi QRIS di hari-hari itu, lalu catat mundur sesuai tanggalnya. Setelah itu cocokkan saldo akhir dengan uang yang benar-benar ada. Selisih yang tidak bisa dijelaskan dicatat sebagai baris penyesuaian, supaya hari berikutnya bisa mulai dari angka yang tepat.
Mulai dari satu tabel dulu
Pembukuan sederhana cukup dimulai dengan satu tabel buku kas harian: tujuh kolom, kategori yang konsisten, dan bukti untuk setiap baris. Catat setiap hari, cocokkan saldo, lalu rangkum di akhir bulan menjadi laporan laba rugi.
Kalau kamu ingin template buku kas yang disesuaikan dengan jenis usahamu, layanan keuangan Kancani bisa membantu menyusunnya bareng. Atau ceritakan dulu kondisi usahamu dan ngobrol dengan kami.
