Cara membuat invoice jasa yang rapi, lengkap dengan contoh
Cara membuat invoice jasa yang lengkap: penomoran, termin, rekening, sampai catatan potongan PPh, plus contoh invoice freelancer. Rapikan invoicemu hari ini.
Diterbitkan 2 September 2026
Andi baru menyelesaikan proyek desain untuk sebuah perusahaan. Ia mengirim pesan, “Total Rp7,5 juta ya, Kak, transfer ke rekening biasa.” Sehari kemudian, bagian keuangan klien membalas: mereka butuh dokumen tagihan resmi dengan nomor, tanggal jatuh tempo, data rekening, dan identitas pajak. Pembayarannya pun tertunda sampai dokumennya lengkap.
Situasi seperti ini sering terjadi, terutama saat mulai bekerja dengan klien bisnis. Kuncinya ada di invoice yang rapi. Di catatan ini kami bahas anatomi invoice jasa yang lengkap, cara menomori invoice supaya mudah dilacak, termin pembayaran, catatan potongan PPh, dan contoh invoice freelancer yang bisa langsung kamu tiru.
Apa itu invoice dan bedanya dengan kuitansi
Invoice adalah dokumen tagihan yang kamu kirim ke klien setelah atau selama pekerjaan berjalan. Isinya apa yang dikerjakan, berapa yang perlu dibayar, kapan batasnya, dan ke mana uangnya ditransfer. Invoice sering disebut juga faktur tagihan.
Tiga dokumen ini sering tertukar, padahal fungsinya berbeda:
| Dokumen | Fungsi | Kapan dibuat |
|---|---|---|
| Invoice | Meminta pembayaran | Saat menagih |
| Kuitansi | Bukti bahwa pembayaran sudah diterima | Setelah uang masuk |
| Faktur pajak | Bukti pungutan PPN | Hanya oleh Pengusaha Kena Pajak, lewat sistem DJP |
Kalau kamu belum menjadi Pengusaha Kena Pajak, cukup terbitkan invoice dan, bila diminta, kuitansi. Faktur pajak bukan urusanmu dulu.
Anatomi invoice jasa yang lengkap
Invoice yang lengkap mempercepat proses di bagian keuangan klien. Berikut bagian-bagian yang sebaiknya ada:
| Bagian | Isi | Kenapa penting |
|---|---|---|
| Identitas penerbit | Nama atau nama usaha, alamat, email, nomor kontak | Klien tahu tagihan dari siapa |
| Nomor invoice | Nomor unik dan berurutan | Mudah dilacak oleh kedua pihak |
| Tanggal terbit dan jatuh tempo | Misalnya terbit 2 September, jatuh tempo 16 September | Batas waktu bayar jelas |
| Data klien | Nama perusahaan, alamat, nama kontak | Sesuai data di bagian keuangan klien |
| Rincian pekerjaan | Deskripsi, jumlah, harga satuan, subtotal | Klien tahu persis apa yang dibayar |
| Uang muka dan sisa tagihan | DP yang sudah diterima dan sisanya | Menghindari tagihan ganda |
| Catatan pajak | PPN bila PKP, catatan potongan PPh bila ada | Mengurangi pertanyaan bolak-balik |
| Cara bayar | Nama bank, nomor rekening, nama pemilik rekening | Uang sampai ke rekening yang tepat |
| Catatan | Nomor PO atau kontrak, permintaan bukti potong | Memudahkan pencocokan |
Satu tips kecil: pastikan nama pemilik rekening sama dengan nama di invoice. Kalau berbeda, misalnya rekening atas nama pasangan, bagian keuangan klien bisa menahan pembayaran untuk verifikasi.
Nomor invoice yang rapi
Nomor invoice ibarat nomor kursi di bioskop: setiap orang punya satu, tidak ada yang kembar, dan urutannya jelas. Format yang mudah dipakai menggabungkan kode, tahun, bulan, dan nomor urut.
| Format | Contoh | Cocok untuk |
|---|---|---|
| INV/tahun/bulan/urut | INV/2026/09/012 | Freelancer dan usaha jasa umum |
| Kode klien-tahun-urut | KLN-2026-004 | Usaha dengan sedikit klien tetap |
| Tahun bulan-urut | 2609-012 | Yang ingin nomor pendek |
Apa pun formatnya, pegang tiga aturan ini:
- Unik dan berurutan. Jangan memakai ulang nomor, walau invoice lama dibatalkan.
- Jangan hapus invoice yang batal. Tandai sebagai batal dan terbitkan invoice baru dengan nomor berikutnya. Jejaknya tetap rapi.
- Konsisten sepanjang tahun. Ganti format hanya di awal tahun supaya urutannya tidak membingungkan.
Cara membuat invoice jasa dalam enam langkah
- Siapkan template sekali saja. Pakai spreadsheet, dokumen, atau aplikasi invoice. Isi identitasmu dan data rekening di template.
- Isi nomor dan tanggal. Ambil nomor berikutnya dari daftar invoice, lalu tentukan tanggal jatuh tempo.
- Tulis rincian pekerjaan dengan spesifik. “Desain logo dan panduan identitas visual, 2 kali revisi” lebih jelas daripada “jasa desain”.
- Hitung subtotal, uang muka, dan sisa tagihan.
- Tambahkan catatan pajak dan termin. Lihat bagian berikutnya.
- Simpan sebagai PDF dan kirim ke alamat yang tepat. Biasanya ke kontak proyek sekaligus bagian keuangan, dengan nama file yang memuat nomor invoice.
Termin pembayaran
Termin adalah kesepakatan kapan dan berapa yang dibayar. Sepakati di awal proyek, lalu tuliskan juga di invoice:
- Uang muka dan pelunasan, misalnya 50% di awal dan 50% setelah serah terima.
- Bertahap per milestone untuk proyek panjang.
- Jatuh tempo 14 atau 30 hari setelah invoice diterima, umum untuk klien perusahaan.
Termin dan alur dari brief sampai pelunasan kami bahas lebih lengkap di alur kerja klien jasa.
Contoh invoice freelancer
Berikut contoh isi invoice pelunasan Andi, freelancer desainer orang pribadi, untuk klien berbentuk PT:
| Bagian | Isi |
|---|---|
| Nomor | INV/2026/09/012 |
| Tanggal terbit | 2 September 2026 |
| Jatuh tempo | 16 September 2026 |
| Kepada | PT Contoh Sejahtera, bagian keuangan |
| Desain logo dan panduan identitas visual | Rp6.000.000 |
| Revisi tambahan, 2 putaran | Rp1.500.000 |
| Subtotal | Rp7.500.000 |
| Uang muka diterima (INV/2026/08/007) | Rp3.750.000 |
| Sisa tagihan | Rp3.750.000 |
| Pembayaran ke | Bank, nomor rekening, atas nama Andi |
| Catatan | Pembayaran dapat dipotong PPh 21 sesuai ketentuan; mohon kirimkan bukti potongnya |
Data simulasi, bukan hasil klien.
Untuk freelancer orang pribadi, klien badan usaha umumnya memotong PPh 21 bukan pegawai. Dengan aturan yang berlaku, potongan atas sisa tagihan Rp3.750.000 sekitar Rp93.750, jadi yang masuk ke rekening Andi sekitar Rp3.656.250. Rumusnya kami bahas di PPh 21 untuk freelancer. Kalau kamu menagih atas nama CV atau PT, potongannya PPh 23 sebesar 2% dari nilai jasa tanpa PPN, seperti dijelaskan di PPh 23 atas jasa.
Bagaimana dengan meterai? Bea meterai Rp10.000 dikenakan antara lain pada dokumen yang menyebutkan penerimaan uang dengan nilai di atas Rp5.000.000, seperti kuitansi pelunasan. Invoice yang hanya berisi tagihan umumnya tidak memerlukannya, tetapi ikuti juga permintaan klien.
Setelah invoice terkirim
Invoice yang rapi baru separuh pekerjaan. Separuh lainnya memastikan uangnya benar-benar masuk.
- Catat di daftar invoice. Kolomnya cukup nomor, klien, tanggal terbit, jatuh tempo, jumlah, dan status.
- Konfirmasi penerimaan. Tanyakan apakah invoice sudah diterima dan tidak ada data yang kurang.
- Ingatkan sebelum dan saat jatuh tempo. Dengan nada ramah dan nomor invoice yang jelas. Contoh pesannya ada di cara menagih piutang.
- Cocokkan uang masuk dan bukti potong. Ubah status menjadi lunas dan simpan bukti potongnya.
Kalau jumlah invoice-mu sudah puluhan per bulan, penomoran, pengiriman, dan pengingatnya bisa diotomatiskan. Caranya ada di otomatisasi admin bisnis dengan AI.
Pertanyaan yang sering muncul
Apa beda invoice dan kuitansi?
Invoice adalah dokumen untuk meminta pembayaran, sedangkan kuitansi adalah bukti bahwa pembayaran sudah diterima. Invoice dikirim saat menagih, kuitansi diberikan setelah uang masuk.
Apakah invoice perlu meterai?
Invoice yang hanya berisi tagihan umumnya tidak memerlukan meterai. Bea meterai Rp10.000 berlaku antara lain untuk dokumen yang menyebutkan penerimaan uang di atas Rp5.000.000, seperti kuitansi pelunasan. Kalau klien memintanya, ikuti kebijakan mereka.
Bagaimana format nomor invoice yang baik?
Format yang baik itu unik, berurutan, dan konsisten, misalnya INV/2026/09/012. Jangan memakai ulang nomor invoice yang dibatalkan, cukup tandai batal dan lanjutkan ke nomor berikutnya.
Invoice rapi, pembayaran lebih lancar
Invoice jasa yang lengkap memuat identitas, nomor unik, tanggal jatuh tempo, rincian pekerjaan, uang muka dan sisa tagihan, catatan pajak, serta data rekening. Sepakati termin di awal, nomori invoice dengan konsisten, dan pantau statusnya sampai lunas.
Kalau kamu ingin alur penagihan dan administrasi usahamu dirapikan bareng, layanan proses bisnis Kancani bisa membantu. Atau ceritakan dulu kebutuhanmu lewat ngobrol dengan kami.
