Auto reply WhatsApp Business, cara buat dan template

Chat masuk jam sebelas malam: “Kak, masih ready?” Kamu sudah tidur, pelanggan menunggu, lalu paginya dia sudah beli di tempat lain. Situasi ini sering dialami pemilik usaha yang mengandalkan WhatsApp sebagai etalase utama.

Kabar baiknya, auto reply WhatsApp Business bisa membantu tanpa kamu harus berjaga 24 jam. Di catatan ini kami bahas cara membuat balasan otomatis dari fitur bawaan aplikasi, contoh template yang bisa langsung dipakai, dan kapan saatnya naik ke chatbot berbasis AI lewat jalur resmi.

Kenali dulu fitur balasan di aplikasi WhatsApp Business

Aplikasi WhatsApp Business yang bisa diunduh gratis sudah punya beberapa fitur yang cukup untuk banyak usaha kecil. Sebelum melirik chatbot, coba maksimalkan dulu fitur-fitur ini.

Fitur	Fungsinya	Cocok untuk
Pesan salam	Terkirim otomatis saat pelanggan menghubungi pertama kali atau setelah lama tidak chat	Menyapa dan mengarahkan cara pesan
Pesan di luar jam kerja (away message)	Terkirim otomatis saat kamu di luar jam operasional	Memberi tahu kapan chat akan dibalas
Balasan cepat	Teks tersimpan yang dipanggil dengan pintasan	Jawaban untuk pertanyaan yang sering muncul
Label	Penanda chat, misalnya “pesanan baru” atau “sudah bayar”	Mengelompokkan dan menindaklanjuti chat
Katalog	Etalase produk di profil bisnis	Menjawab “ada produk apa saja?”

Cara membuat balasan otomatis WhatsApp Business

Letak menunya bisa sedikit berubah mengikuti pembaruan aplikasi, tetapi alurnya umumnya sama. Fitur-fitur ini biasanya ada di bagian alat bisnis pada pengaturan aplikasi.

1. Lengkapi profil bisnis. Isi jam operasional, alamat atau area layanan, dan deskripsi singkat, karena pelanggan sering mengecek ini dulu.
2. Aktifkan pesan salam. Tulis sapaan singkat yang menjelaskan cara memesan dan apa yang perlu dikirim pelanggan.
3. Atur pesan di luar jam kerja. Pilih jadwal sesuai jam operasional, lalu tulis kapan chat akan dibalas.
4. Buat balasan cepat. Simpan jawaban untuk pertanyaan yang paling sering muncul, misalnya cara pesan, ongkir, dan metode pembayaran.
5. Pasang label. Buat label sesuai tahapan pesanan supaya chat tidak tercecer.
6. Uji dari nomor lain. Kirim chat dari nomor teman untuk melihat tampilannya dari sisi pelanggan.

Setelah aktif, tinjau ulang isi pesan setiap kali ada perubahan jam operasional, promo, atau cara pembayaran. Balasan otomatis yang informasinya kedaluwarsa justru bisa membingungkan pelanggan.

Contoh template balasan otomatis

Berikut contoh template yang bisa kamu sesuaikan dengan nama usaha dan gaya bahasamu. Ganti bagian dalam kurung siku sebelum dipakai.

Pesan salam

Halo, terima kasih sudah menghubungi [nama usaha]! Untuk pemesanan, kirim nama produk, jumlah, dan kota tujuan, ya. Katalog lengkap bisa dilihat di profil kami. Admin akan membalas di jam operasional [jam buka] sampai [jam tutup].

Pesan di luar jam kerja

Halo, terima kasih sudah menghubungi [nama usaha]. Saat ini kami sedang di luar jam operasional. Pesanmu sudah kami terima dan akan dibalas mulai pukul [jam buka] besok. Sambil menunggu, kamu bisa lihat katalog di profil kami.

Balasan cepat: cara pesan

Cara pesan di [nama usaha]: (1) kirim nama produk dan jumlah, (2) kirim kota tujuan untuk cek ongkir, (3) kami kirim total dan info pembayaran, (4) pesanan diproses setelah pembayaran dikonfirmasi.

Satu tips kecil: hindari mencantumkan nomor rekening di pesan otomatis yang dikirim ke semua orang. Kirim info pembayaran secara manual setelah pesanan dikonfirmasi supaya lebih terkontrol. Lebih rapi lagi kalau pembayaran masuk ke rekening khusus usaha, seperti dibahas di panduan memisahkan keuangan pribadi dan bisnis.

Kapan butuh chatbot WhatsApp AI untuk UMKM?

Fitur bawaan aplikasi bekerja dengan aturan tetap: pesan yang sama untuk semua orang. Kalau chat yang masuk sudah sangat banyak dan pertanyaannya beragam, kamu mungkin mulai butuh balasan yang bisa memahami isi pesan. Di sinilah chatbot berbasis AI masuk.

• Admin kewalahan membalas chat yang mirip setiap hari, bahkan dengan balasan cepat.
• Banyak chat masuk di luar jam kerja dan pelanggan butuh jawaban saat itu juga, misalnya cek stok atau status pesanan.
• Katalog dan informasi produk sudah tertata rapi sehingga bisa dijadikan sumber jawaban.
• Ada orang yang bisa memantau dan mengambil alih percakapan kalau chatbot tidak yakin.

Poin terakhir sering terlewat. Chatbot AI bisa keliru menjawab, misalnya menyebut stok yang sudah habis, jadi tetap perlu pengawasan manusia.

Gunakan jalur resmi: WhatsApp Business Platform (API)

Balasan berbasis AI di WhatsApp membutuhkan WhatsApp Business Platform (API) resmi dari Meta, yang biasanya diakses lewat penyedia resmi. Ini berbeda dengan aplikasi WhatsApp Business biasa di ponsel. Saat memilih penyedia, pastikan statusnya resmi dan tanyakan bagaimana data pelanggan disimpan.

Hindari alat tidak resmi yang bekerja dengan memindai kode QR di aplikasi biasa lalu membalas otomatis. Cara ini berisiko membuat nomormu diblokir, padahal nomor itu mungkin sudah dikenal pelanggan bertahun-tahun. Selain itu, isi percakapan pelanggan termasuk data pribadi yang dilindungi UU Pelindungan Data Pribadi (UU 27/2022).

Kalau usahamu belum siap ke API, tidak apa-apa. Kamu tetap bisa memakai AI di belakang layar, misalnya untuk menyusun draf balasan cepat yang lebih rapi, lalu menyalinnya ke aplikasi. Gambaran alurnya ada di catatan otomatisasi admin bisnis dengan AI.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah auto reply WhatsApp Business gratis?

Pesan salam, pesan di luar jam kerja, balasan cepat, label, dan katalog tersedia di aplikasi WhatsApp Business yang bisa diunduh gratis. Biaya biasanya baru muncul saat memakai WhatsApp Business Platform (API) lewat penyedia resmi. Skemanya bisa berubah, jadi cek langsung ke penyedia.

Apakah bisa membuat chatbot WhatsApp AI tanpa API?

Jalur resmi untuk balasan berbasis AI adalah WhatsApp Business Platform (API). Alat tidak resmi yang memakai scan QR memang ada, tetapi berisiko membuat nomor diblokir. Untuk usaha kecil, memaksimalkan fitur aplikasi dulu biasanya lebih aman.

Berapa banyak balasan cepat yang sebaiknya dibuat?

Mulai dari lima sampai sepuluh pertanyaan yang paling sering muncul. Cek riwayat chat sebulan terakhir, catat pertanyaan yang berulang, lalu buat balasan cepat untuk masing-masing.

Mulai dari fitur bawaan, naik saat siap

Auto reply WhatsApp Business bisa dimulai hari ini dari fitur gratis aplikasi: pesan salam, pesan di luar jam kerja, dan balasan cepat. Saat chat makin banyak, barulah pertimbangkan chatbot AI lewat API resmi dengan pengawasan manusia.

Kalau kamu ingin merapikan alur pesanan dari chat sampai pembayaran, kami bisa bantu lewat layanan perapian proses bisnis. Gambaran besar pemakaian AI di usaha kecil ada di cara menggunakan AI untuk bisnis UMKM.